Moderbolag i Concordia Maritimekoncernen är det svenska publika aktiebolaget Concordia Maritime AB (publ) med organisationsnummer 556068-5819. Utöver moderbolaget består koncernen av 16 hel- eller delägda dotterbolag. Styrelsen har sitt säte i Göteborg. Koncernens huvudkontor har adress Concordia Maritime AB, 405 19 Göteborg. På www.concordiamaritime.com finns bland annat följande information:
• Fördjupad information om interna styrdokument, till exempel Bolagsordning
• Information från Concordia Maritimes årsstämmor; kallelser, protokoll och kommunikéer.
Vi tillämpar koden och årsredovisningslagen och denna bolagsstyrningsrapport har upprättats som en del av kodtillämpningen. Till grund för styrningen av Concordia Maritime ligger den svenska aktiebolagslagen och Nasdaq OMX Stockholms regelverk, inklusive svensk kod för bolagsstyrning (”koden”) liksom andra tillämpliga svenska och utländska lagar och regler. Svensk kod för bolagsstyrning finns på www.bolagsstyrning.se. Vi redovisar en avvikelse från koden för räkenskapsåret 2010. Viss information enligt ÅRL 6 kap 6 § punkt 3 finns att läsa i förvalniningsberättelsen.
Avvikelser mot koden
Koden för bolagsstyrning anger att bolagets revisor bör granska delårsrapport för kvartal 2 eller 3. Bolaget har valt att låta revisor granska delårsrapporten för det fjärde kvartalet av effektivitetsskäl.
Rösträtt
Aktiekapitalet består av A- aktier och B-aktier. Samtliga aktier medför samma rätt till andel i bolagets tillgångar och vinst och berättigar till lika stor utdelning. Kvotvärdet är SEK 8 per aktie. A- aktien har tio röster och B-aktien har en röst per aktie. Samtliga A- aktier kontrollerades vid årsskiftet av Stena Sfären. Aktiekapitalet uppgick vid utgången av 2010 till MSEK 381,8 fördelat på 47,73 miljoner aktier, varav 43,73 miljoner B-aktier.
Nomineringsprocess
I nomineringsprocessen för val av styrelse ingår att tillsätta en valberedning bestående av tre ledamöter. Ledamöterna ska utgöras av vice ordförande samt en representant för var och en av de två till röstetalet största aktieägarna som önskar utse en representant. Valberedningens sammansättning sker på grundval av aktieägarstatistik per den sista bankdagen i augusti året före stämman. Namnen på representanterna i valberedningen och de aktieägare som de företräder ska offentliggöras via hemsidan så snart de utsetts, dock senast sex månader före årsstämman. Om kretsen av stora aktieägare förändras under nomineringsprocessen kan valberedningens sammansättning komma att ändras för att återspegla detta. Aktieägare som vill lämna förslag till valberedningen kan göra detta via e-post till arsstamma@concordiamaritime.com. De största ägarnas riktlinjer för urvalet till nominering är att personerna ska ha kunskaper och erfarenheter som är relevanta för Concordia Maritime. De regler som gäller för oberoende styrelseledamöter enligt Svensk kod för bolagsstyrning iakttas. I valberedningens uppgifter ingår att lämna förslag till nästa årsstämma i följande frågor:
• Ordförande vid stämman
• Styrelseledamöter
• Styrelsens ordförande
• Arvode till var och en av styrelsens ledamöter
• Ersättning för utskottsarbete
• Valberedning för följande år
Valberedningens förslag, liksom en rapport om dess arbete, offentliggörs senast i samband med kallelsen till årsstämman. Aktieägare ges möjlighet att vända sig till valberedningen med nomineringsförslag.
Bolagsstämma
Bolagsstämman är det högsta beslutsfattande organet i Concordia Maritime. För att kunna delta i beslut skall aktieägaren vara närvarande vid stämman, personligen eller genom ombud. Vidare krävs att aktieägaren är införd i eget namn i aktieboken vid visst datum före stämman och att anmälan om deltagande gjorts till bolaget i viss ordning. Beslut vid bolagsstämma fattas normalt med enkel majoritet. I vissa frågor ställer dock den svenska aktiebolagslagen krav på att förslag ska godkännas av en större andel av de på stämman företrädda aktierna och avgivna rösterna. Årsstämma hålls i Göteborgsområdet under det första halvåret varje år. Vid årsstämman beslutas i frågor angående fastställande av årsredovisning, utdelning, ersättning till styrelse och revisorer, val av styrelseledamöter och i förekommande fall revisorer, riktlinjer för ersättning till koncernledningen liksom andra viktiga angelägenheter. Enskilda aktieägare som önskar få ett ärende behandlat kan normalt begära detta i god tid före stämman per e-post arsstamma@concordiamaritime.com. Extra bolagsstämma kan hållas om styrelsen anser att behov finns eller om bolagets revisorer eller ägare till minst 10 procent av aktierna begär det.
Revisor
Revisorn avger revisionsberättelse för Concordia Maritime ABs (publ) årsredovisning och koncernredovisning, styrelsens och VDs förvaltning av bolaget samt årsredovisningarna för övriga dotterbolag. Revisionen sker i enlighet med aktiebolagslagen och revisionsstandard i Sverige enligt FAR , D revisor vilken bygger på International Federation of Accountants (IFAC) revisionsstandarder. Revision av årsredovisningshandlingar för enheter utanför Sverige sker i enlighet med lag och andra regler i respektive land samt i enlighet med god revisionssed enligt IFAC med avgivande av revisionsberättelse för de legala enheterna. Revisorn föreslås av huvudägaren och väljs av stämman på fyra år. Vid årsstämman 2007 valdes Johan Kratz, KPMG, till bolagets externa revisor fram till årsstämman 2011. Revisorns arvode debiteras enligt löpande räkning. Under 2010 uppgick ersättning till KPMG om totalt MSEK 2,2.
Koncernen
Ledning och företagsstruktur
Koncernen består av moderbolaget Concordia Maritime AB (publ) och ett antal koncernföretag som ytterst rapporterar till VD. Moderbolagets egna organisation är begränsad och består endast av företagsledningen, övriga funktioner köps in. Det totala antalet anställda inom koncernen uppgick i slutet av 2010 till 359 personer, varav 6 är landbaserade.
VD och Koncernledning
Koncernledningen består utöver VD av ekonomidirektör, nybyggnadschef samt VD för dotterbolag. VD utses av och får instruktioner från styrelsen. VD är ansvarig för den löpande förvaltningen av bolaget i enlighet med styrelsens riktlinjer och anvisningar, tar fram informations- och beslutsunderlag inför styrelsemötena samt är föredragande vid dessa möten. VD är även ansvarig för kommunikationen och säkerställande av kvalitén i kontakten med bolagets samarbetspartners.
Ersättning till koncernledningen
Vi strävar efter att erbjuda totala ersättningar som är rättvisa och konkurrenskraftiga. Samtliga medarbetare erhåller ersättning i form av fast lön samt möjlighet till bonus. Riktlinjer för ersättning till koncernledningen beslutas av årsstämman. Ersättning till VD beslutas därefter av lönekompensationskommittén. Ersättningar till övriga ledande befattningshavare bereds och beslutas av VD. För ytterligare information om ersättningar, långsiktiga incitamentsprogram och pensionsplaner, se not 4 i den ekonomiska rapporteringen.
Styrelse
Styrelsens arbetsuppgifter
Styrelsens övergripande uppgift är att förvalta koncernens angelägenheter på ett sätt som skapar bästa möjliga förutsättningar för en långsiktigt god kapitalavkastning. Styrelsens arbete regleras bland annat av den svenska aktiebolagslagen, bolagsordningen, koden och den arbetsordning som styrelsen fastställt för sitt arbete. Styrelsen fattar beslut i frågor angående koncernens övergripande mål, strategiska inriktning och viktigare policies, liksom väsentliga frågor som rör finansiering, investeringar, förvärv och avyttringar. Styrelsen övervakar och behandlar bland annat uppföljningen och kontrollen av verksamheten i koncernen, koncernens informationsgivning och organisationsfrågor, inklusive utvärdering av den operativa ledningen. I styrelsens ansvar ingår att utse och, i förekommande fall, avsätta bolagets VD. Styrelsen har också det övergripande ansvaret för upprättandet av effektiva system för internkontroll och riskhantering.
Arbetsordning och styrelsemöten
Styrelsen fastställer varje år en arbetsordning för styrelsearbetet. Arbetsordningen revideras därutöver vid behov. I arbetsordningen beskrivs ordförandens särskilda roll och uppgifter, liksom ansvarsområdena för de av styrelsen tillsatta utskotten. Enligt arbetsordningen ska ordföranden säkerställa att styrelsearbetet utförs på ett effektivt sätt och att styrelsen fullgör sina uppgifter. Ordföranden ska även organisera och fördela styrelsearbetet, säkerställa att styrelsens beslut verkställs på ett effektivt sätt och att styrelsen årligen genomför en utvärdering av det egna arbetet. Arbetsordningen omfattar även detaljerade instruktioner till verkställande direktören och andra bolagsfunktioner om vilka frågor som kräver styrelsens godkännande. Instruktionerna anger bland annat de högsta belopp som olika beslutsorgan inom koncernen har rätt att godkänna när det gäller krediter, investeringar och andra utgifter. Enligt arbetsordningen ska konstituerande styrelsemöte hållas omedelbart efter årsstämman. Vid detta möte beslutas bland annat om val av vice ordförande och vilka som ska teckna Concordia Maritimes firma. Styrelsen håller därutöver normalt sex ordinarie sammanträden per år. Fyra av dessa möten hålls i samband med publicering av koncernens års- respektive delårsrapporter. Mötena hålls vanligtvis i Göteborg. Ytterligare möten, inklusive telefonmöten, hålls vid behov.
Säkerställande av kvaliteten i den finansiella rapporteringen
Concordia Maritime är ett företag med begränsat antal kunder och ett begränsat antal anställda. Inom bolaget finns ingen särskild funktion för intern kontroll då antalet transaktioner på årsbasis blir relativt få. Fåtalet transaktioner gör också den finansiella rapporteringen inom bolaget relativt lättkontrollerad. VD är ytterst ansvarig för att den interna kontrollen fungerar tillfredsställande. Det löpande arbetet är dock delegerat till ekonomioch finansfunktionen. I den arbetsordning som årligen beslutas av styrelsen ingår detaljerade instruktioner om bland annat vilka ekonomiska rapporter och annan finansiell information som ska lämnas till styrelsen. Utöver delårsrapporter och årsredovisning granskas och utvärderas kontinuerligt även annan finansiell information avseende företaget och dess verksamhetsgrenar.
Kontrollmiljö
Grundstommen i den interna kontrollen över den finansiella rapporteringen byggs upp kring koncernens direktiv, riktlinjer och instruktioner samt den ansvars- och befogenhetsstruktur som anpassats till koncernens organisation för att skapa och bibehålla en tillfredställande kontrollmiljö. Principer för intern kontroll samt direktiv och riktlinjer för den finansiella rapporteringen finns samlade i koncernens finanspolicy. Grundläggande för vår kontrollmiljö är den företagskultur som är etablerad i koncernen och som ledare och anställda verkar i. Vi jobbar aktivt med kommunikation och utbildning avseende de värdegrunder som beskrivs i ett internt, gemensamt dokument som binder samman samtliga affärsområden och utgör en viktig del av den gemensamma kulturen.
Riskbedömning
Risker avseende den finansiella rapporteringen utvärderas och övervakas av styrelsen som helhet. Någon separat revisionskommitté finns inte, utan revisionsärenden behandlas istället av hela styrelsen. Granskningen av delårsrapporter och årsredovisning sker på så sätt att styrelsens ledamöter i god tid före publicering, och därtill föregående styrelsemöte, ges tillgång till relevant underlag. Rapporterna gås sedan igenom i detalj på styrelsemötet. Dagarna före publicering har ekonomidirektören även avsatt särskild tid för att, om så är fallet, finnas tillgänglig för frågor från styrelsen. Styrelsen granskar också de mest väsentliga redovisningsprinciper som tillämpas i koncernen avseende den finansiella rapporteringen, liksom väsentliga förändringar av sådana principer. De externa revisorerna rapporterar till styrelsen vid behov och minst en gång per år.
Finansiell rapportering och information
Concordia Maritimes rutiner och system för informationsgivning syftar till att förse marknaden med relevant, tillförlitlig, korrekt och aktuell information om koncernens utveckling och finansiella ställning. Vi har en informationspolicy som uppfyller de krav som ställs på ett noterat bolag. Finansiell information lämnas regelbundet i form av:
• Delårsrapporter
• Årsredovisning
• Pressmeddelanden om nyheter som kan påverka aktiekursen
• Presentationer och telefonkonferenser för finansanalytiker, investerare och media
• Hög tillgänglighet till samtliga intressenter via telefon etc.
• Möten med finansanalytiker och investerare
• Samtliga rapporter och pressmeddelanden publiceras på koncernens hemsida www.concordiamaritime.com
Utvärdering av styrelsens arbete
Under ledning av vice styrelseordföranden genomför styrelsen årligen en utvärdering av sitt arbete. Utvärderingen avser arbetsformer och arbetsklimat, inriktningen för styrelsens arbete samt tillgång till och behovet av särskild kompetens i styrelsen. Utvärderingen används som ett hjälpmedel att utveckla styrelsens arbete, och utgör därutöver ett underlag för valberedningens nomineringsarbete.
Lönekompensationskommitté
I styrelsen finns en lönekompensationskommitté, vars huvuduppgift är att föreslå principer för ersättning till medlemmar i koncernledningen. Utskottet lämnar förslag på ersättningsriktlinjer avseende:
• Mål och grunder för beräkning av rörlig ersättning
• Förhållandet mellan fast och rörlig lön
• Förändringar i fast eller rörlig lön
• Kriterier för utvärdering av rörlig lön, långsiktiga incitament, pensionsvillkor och andra
förmåner
Kommittén beslutar även om lön och övriga anställningsvillkor för verkställande direktören. Kommittén består av styrelsens ordförande och vice ordförande. Under 2010 har kommittén träffats två gånger.